Belege Verkauf (Archiv)
Belege Verkauf (Archiv)
Ab der Version I-Line 6.3 (2017) ist die Funktion Belegarchivierung/Historie - in die Software integriert worden.
Somit können alle buchungsrelevanten, mit dem System erzeugten und erfassten Belege wie Rechnungen / Gutschriften /
Stornorechnungen und bei Bedarf auch Lieferscheine, Aufträge, Angebote etc., sowohl im Verkauf als auch im Einkauf
dauerhaft und direkt in der Datenbank archiviert werden.
Sie bleiben somit GoBD-konform im Zugriff.
Bei einer etwaigen Betriebsprüfung ist der Belegfluss damit jederzeit digital nachvollziehbar und darstellbar.
Unter dem neuen Menuepunkt "Belege Verkauf (Archiv)", können Sie die archivierten Belege suchen und aufrufen, analog der
normalen Belegbearbeitung. Archiviert werden die Belege in der Regel nach einem Druck (Einstellung des Parameters erfolgt in der
Belegartendefinition, siehe Bild weiter unten).
Erfolgt nach dem Ausdruck des Belegs noch mal eine Änderung und ein erneuter Druck, so werden in chronologischer Reihenfolge,
alle Kopien archiviert. So lässt sich sich zu jeder Zeit protokollieren, welche Änderungen gemacht und neu ausgedruckt wurden.
Der Menuepunkt "archivierte Belege" ist im Belegkopf rot gekennzeichnet, damit keine Verwechslung mit der aktiven Belegbearbeitung
passiert. Wird versucht hier etwas am Beleg zu ändern, kommt der Hinweis, dass dazu keine Berechtigung besteht.
Die eigentliche Archivierung wird über die Belegarten-Definition gesteuert. Hier gibt es die Option „Archiv-Optionen“.
Dort können Sie getrennt für jede Belegart entscheiden, ob und wann der Beleg automatisch im Hintergrund archiviert werden soll.
Ab Version 5.3 ist die Option „beim Drucken“ automatisch bei allen buchungsrelevanten Belegen (Lieferschein, Rechnung, Gutschrift,
Belastungsanzeige etc.) aktiviert.
Wir möchten Sie trotzdem bitten, diese Einstellungen unbedingt zu kontrollieren!
Ohne diese Archivierung erfüllen Sie u.U. nicht die GoBD-Vorgaben!
Sie können natürlich die Archivfunktion auch zusätzlich zur Überwachung ihrer eigenen Betriebsabläufe nutzen, indem Sie z.B. jede Änderung
bzw. jeden Ausdruck eines Auftrages oder Angebots archivieren und nachträglich über die Revisionshistorie alle Belegänderungen Uhrzeitgenau
nachvollziehen können.
