Q - Belegkopf
Q - Belegkopf (Einkauf)
Im Belegkopf legen Sie alle für den neu zu erstellenden Beleg notwendigen Daten fest. Das Auswahlfenster zeigt Ihnen die möglichen Belegarten an. Die Belegarten, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigten, können in den Basisdaten entsprechend angelegt werden. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit nach Bedarf jederzeit weitere Belegarten anzulegen, wenn diese evtl. später benötigt werden. So wächst die Funktionalität der Software analog mit Ihrem Unternehmen.
Belegnr.:
Die Belegnummer besteht aus dem festen Bestandteil des Belegnummernkreises, der sogenannten Fixnummer. Diese wird in der Regel für das laufende Geschäftsjahr mit der Jahreszahl vergeben, und der fortlaufenden Nummer (z. Bsp. 2010-90001 für EK-Rechnungen 2010-70 für Wareneingänge usw. ). Zum Bearbeiten eines bereits vorhandenen Beleges, blättern Sie mit der Datensatzsteuerung (Pfeile oben rechts) oder übernehmen eine Vorgangsnummer aus der Auswahlliste (suchen mit F6) oder Sie geben die gesuchte Nummer direkt ein.
Über die Schaltfläche "neuer Beleg" oder F4 gelangen Sie in ein neues, leeres Bildschirmfenster. Sie beginnen einen neuen Beleg immer mit der Auswahl der Belegart aus der Auswahlliste. Es erscheint nach dem Bestätigen dann eine Belegnummer 9999999 als vorläufige Belegnummer. Erst beim Abspeichern des Beleges wird eine fortlaufende Nummer, aufsetzend auf den hinterlegten Nummenkreisen fest vergeben. Dies hat den Vorteil, dass beim vorzeitigen Abbruch eines neuen Beleges keine Nummern verloren gehen, die dann im Rechnungkreis der Buchhaltung fehlen.
Datum:
10-stellig, Datumsfeld
Das Belegdatum wird mit dem Datum des Systems bei der Erstanlage eines Belegs vorbesetzt, kann aber solange geändert werden, bis der Beleg als "Erledigt" gekennzeichnet ist.
Achtung:
Das Belegdatum ist nicht ausschlaggebend für die korrekte Vorsteuerberechnung. Dafür ist nach den gesetzlichen Vorgaben das "Leistungs / Lieferdatum" maßgebend.
Die I.Line 6 berechnet die korrekte Steuerhöhe daher über das "Lieferdatum" (= Leistungsdatum).
Wird dieses nachträglich geändert, muss der Beleg neu durchgerechnet werden (Menuepungt "Extras").
Bsp.: Erfolgte am 30.06.2020 eine Lieferung, die Rechnung ist aber mit Datum 01.07.2020 versehen, so gelten hier noch 19% Mwst.
Stichwort:
50 Zeichen, alphanumerisch.Sie können zu jedem Vorgang Stichworte eintragen, die auch im Suchbrowser zur Info dienen können. Dieses Stichwort kann auch als Buchungstext in die Buchhaltung übernommen werden. (Z. Bsp. Ware für Kunde XY)
FremdBlg.Info:
Hier werden die Belegnr. , Datum etc. der Eingangsrechnung (Fremdbeleg) hinterlegt, damit bei der automatischen Übergabe in die Buchhaltung dort die korrekte Op-Nummer = Fremdbelegnummer gebildet werden kann.
Die korrekten Parameter zur Übergabe der EK-Belege in die Fibu, können in den Basisdaten / IL5-Einstellungen / Fibuschnittstelle, kundenspezifisch angepasst werden.
Lieferant-Nr. / Adresse:
Wählen Sie aus dem Suchverzeichnis die entsprechenden Anschriften aus Ihrem Lieferantenstamm; die Auswahl wird nun im Feld Adresse angezeigt. Das Adressfeld ist editierbar. Hier haben Sie dann die Möglichkeit, die Adresse manuell abzuändern. Diese Eingabe beeinflusst nicht die Angaben im Lieferantenstamm.
Wollen Sie nach einer Änderung wieder zu den ursprünglichen Adressangaben zurückkehren, so wählen Sie das Menü «Ergänzen|Adresse ermitteln» aus. Die I-Line trägt nun nach einer Abfrage wieder die ursprünglichen Adressdaten gemäß den Eintragungen im Lieferantenstamm ein.
Liefer- / Datum /
3 alphanumerische Felder mit 40 / 10 / 20 Zeichen / 1 Datumsfeld / Kontrollfeld
Wenn erforderlich geben Sie hier die entsprechenden Angaben zur Bestellung des Kunden ein.
Preisgruppe / Rabattgruppe / Sprache / Währung
Listenfelder
Hier werden bei Anlagen neuer Belege die in Ihrem Lieferantenstamm hinterlegten Daten zugeordnet, auf deren Basis der Beleg normalerweise erstellt werden soll. Sie können diese Daten zu Preisgruppe, Rabattgruppe, Sprache und Währung für den jeweiligen Beleg ändern: Diese werden nicht automatisch in den Lieferantenstamm zurückgeschrieben.
Infotext / Kopftext / Fußtext
in diese Felder können Texte zur Info automatisch eingelesen oder händisch erfasst werden. Diese können auf den Formularen als Kopf- Info- oder Fusstexte angezeigt werden, oder dienen zur Info des Benutzers.
1 - Adressen
Lieferantenadresse / Lieferadresse / Lieferinfo
in das Feld <Lieferantenadr.> wird die im Lieferantenstamm hinterlegte Adresse eingelesen und beim Druck des Beleges als Anschrift benutzt. Sie kann hier händisch abgeändert werden. Die Lieferantennummer bleibt dabei unverändert. Die Lieferadresse kann abweichend sein. Ist dies im Lieferantenstamm fest hinterlegt, wird sie automatisch eingelesen. Ansonsten kann sie im Einzelfall zugeordnet werden. Ist diese Adresse schon in der Bestellung so angelegt, wird sie beim Wandeln in einen Wareneingang automatisch in diesen übernommen. Auch der Rechnungsempfänger kann noch einmal ein anderer sein.
2 - Lieferung
Hier können Sie ein festes Lager, abweichend vom Defaultlager für diesen Kunden hinterlegen. Ebenso werden hier die Daten für die Intrastatmeldung eingetragen.
3 - Rechnung
Steuer
Die lieferantenspezifischen Rechnungsdaten steuern unter anderem die korrekte Berechnung der Mwst. Bei der Einstellung Standard werden diese aus den Lieferantenstammdaten wie Landeskennzeichen etc. automatisch ermittelt. Sie können aber auch davon abweichend feste Zuordnungen hinterlegen. Diese haben dann Vorrang bei der Berechnung.
Zahlungsarten und Konditionen könne beliebig in den jeweiligen Stammdaten angelegt, und dann hier zugeordnet werden.
Zahlungsart
Bei automatischer Übergabe der Rechnungen in die OP-Verwaltung oder Fibu, wird hierüber die Zahlungsart gesteuert und mit übergeben. So kann zum Bsp. dort ein automatischer Zahllauf für Lieferantenzahlungen erfolgen.
Zahlungskond.
Hier kann die Zuordnung der mit dem Lieferanten vereinbarten Zahlungskonditionen erfolgen. Diese werden vorher in dem eigenen Menuepunkt Zahlungskonditionen entsprechend angelegt und im Lieferantenstamm zugeordnet. Auch diese werden mit dem OP/an die Fibu übergeben und steuern dort die Zahlungsvorschläge bzw. beim Buchen die Skontofunktion.